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Dans notre post sur l'organisation l'autre jour, Li a écrit: J'ai besoin d'aide pour démêler le papier. Je me débrouillais bien quand j'étais célibataire, mais maintenant que je fais de la paperasse / des factures pour toute la famille, je me noie dans du papier non classé. Je ne veux pas de photos de jolies classeurs, je veux des idées sur la façon d'organiser ce qui se trouve dans les classeurs. Bien reçu!
Comme promis, pas de photos de jolis classeurs (bien que si c'est ce que vous recherchez, allez ici juste notre propre expérience et quelques conseils. Nous sommes assez organisés à la maison, mais pendant un certain temps, nous avons été en charge de toutes les formalités administratives pour une petite entreprise, nous avons donc une certaine expérience de la gestion d’une grande partie et du maintien de la situation.
Il existe 3 catégories principales pour la façon de corrider la paperasse: ne pas la laisser entrer dans la maison, éliminer et simplifier ce qui en fait, et enfin trouver un système pour la paperasse que vous devez accrocher sur.
1) Ne le laissez pas entrer.
Pouvez-vous réduire une partie de la paperasse avant même qu'elle n'entre dans la maison? Essayez de payer les factures et de consulter les relevés bancaires en ligne au lieu de recevoir les relevés et les factures par la poste. Si vous achetez quelque chose en ligne, au lieu d'imprimer le reçu, imprimer en pdf et enregistrez plutôt le reçu dans un fichier de reçus sur votre ordinateur. Configurez et utilisez votre piste d'atterrissage pour trier le courrier dès son arrivée, jetez ce courrier indésirable directement dans le bac de recyclage avant qu'il ne devienne une pile à traiter plus tard. Mieux encore, annuler les catalogues que vous ne souhaitez pas recevoir et retirez-vous des listes de courrier indésirable
2) Éliminez et simplifiez. AKA Internet est votre ami.
Vous devrez peut-être vous attaquer à la paperasse qui se trouve déjà dans vos classeurs avant même d'avoir de l'espace ou de nouvelles choses. Envisagez d'investir dans quelque chose comme la fujitsu scansnap pour réduire sérieusement la paperasserie accablant vos armoires, votre bureau ou le sol. Vous pouvez numériser les anciens reçus et documents que vous devez conserver mais n'avez pas besoin d'avoir l'original. Vous devrez toujours organiser les fichiers sur votre ordinateur, mais ce n'est pas si écrasant physiquement.
Assurez-vous que vous ne vous accrochez pas aux documents dont vous n'avez plus besoin. Les relevés bancaires et de carte de crédit sont accessibles en ligne afin que vous n'ayez pas à conserver les papiers. Assurez-vous de déchiqueter ces documents. L'une des plus grandes différences pour nous était lorsque nous avons abandonné toutes nos anciennes factures de téléphone portable, il doit avoir libéré 6 pouces dans le classeur. Avez-vous d'anciens manuels pour des gadgets que vous ne possédez même pas? Pouvez-vous accéder au manuel en ligne si vous possédez toujours le réfrigérateur, le lecteur DVD, le téléphone portable, etc.? Débarrassez-vous-en.
3) Organiser
On garde ça organisateur sur le bureau afin que nous puissions immédiatement déposer des reçus, des idées de blog et des factures à payer. Cela élimine les piles. Nous conservons également un fichier sur les différents projets sur lesquels nous travaillons ou sur tout ce que nous devons consulter fréquemment. Nous avons un plus grand boîte de banquier en plastique que nous gardons dans le placard pour tout le reste. (Dans notre ancien travail, nous en obtenions un nouveau pour chaque année afin qu'il soit déjà prêt à être archivé dans le stockage dès la fin de l'année et nous n'avions pas besoin d'avoir un grand classeur laid).
Il est important d'avoir un système, choisissez donc un jour pour payer vos factures chaque mois, puis respectez-le. Nous vous recommandons de travailler dans un délai supplémentaire de 15 minutes pour déposer chaque fois que vous vous asseyez pour payer des factures, vous seriez surpris du montant que vous pouvez déposer en 15 minutes. Cela intègre une fente automatique pour rester au-dessus de l'encombrement du papier une fois que vous l'avez maîtrisé.
Donc, notre système actuel de classement: alphabétique. C'est simple et ça marche. De la voiture au médical, en passant par les reçus et les déclarations de revenus, nous les mettons en ordre. Dans chaque fichier, nous allons d'avant en arrière, du plus ancien au plus récent, nous savons donc toujours que la dernière facture se trouve au dos du dossier. C'est infaillible.
Épilogue.
Comme pour tout désencombrement, la chose importante à retenir est qu'il a fallu un certain temps pour que les choses hors de contrôle, donc essayer de vous attaquer à la fois vous donnera probablement l'impression que vous allez fou. Commencer avec pas de bébé et soyez cohérent et vous serez surpris des progrès que vous réaliserez.