À la fin de l'année, les gens du monde entier ont du mal à trouver un semblant de normalité dans une période vraiment mouvementée. Mais beaucoup ont encore des responsabilités qui les obligent à être fonctionnels et productifs à un certain niveau, et avoir l'impression que votre concentration est attirée dans toutes les directions possibles peut faire un certain nombre productivité. Je sais que je ne suis pas seul quand je dis que ma concentration a pris un coup.
En tant que personne qui a travaillé à la maison toute sa vie, j'ai développé de nombreuses habitudes pour rester motivé et au top de tout, mais les habitudes qui fonctionnaient pour moi ne sont plus disponibles. Avant, je pouvais passer au centre de pilates de mon quartier pour une séance d'entraînement pour augmenter mes niveaux de sérotonine, ou travailler dans un café ou une bibliothèque, ce qui m'a donné un sentiment de communauté dans le silence. Étant donné que l’essentiel de mon travail se fait par l’intermédiaire de mes deux meilleurs amis (Gmail et Google Drive), j’ai dû trouver un moyen de gérer ma charge de travail même lorsque mon esprit avait l’impression d’être sur ses dernières jambes.
Je fais partie de ces personnes qui croient en la «boîte de réception zéro» à la fin de chaque journée, et ma façon précédente de gérer dans le Before Times consistait à répondre aux e-mails au fur et à mesure. Mais maintenant, quand j'ai l'impression que tout arrive à deux fois la vitesse normale, je me trouve submergé par la masse de communication qui vient vers moi sous tous les angles.
Pour ajouter de l'organisation à ma vie, j'ai mis au point un système de tri qui pourrait m'aider à prioriser ce qui nécessite la plus grande partie de ma bande passante tout en satisfaisant mes besoins visuels.
Le système que j'ai développé est un truc que j'ai appris d'un cours de design que j'ai suivi à l'université. Nous apprenions théorie des couleurs, et combien de personnes ont des associations naturelles avec les couleurs. Par exemple, lorsque nous voyons des tons rouges, nous avons tendance à associer des choses très agressives (et souvent négatives!) Comme le stylo rouge d'un enseignant ou un signal «ne pas déranger» de Slack.
Les indices subconscients que nous tirons des teintes de couleur ont un effet considérable sur la façon dont nous traitons les informations. (C'est pourquoi, lorsque vous peignez les murs de votre chambre, vous voudrez peut-être choisir une couleur apaisante pour votre esprit est capable de se détendre.) Lorsque j'ouvre ma boîte de réception et que je suis bombardé par des e-mails, ma tendance naturelle est de fermer mon portable. La conception technologique par défaut est le blanc, le gris et les couleurs primaires: ce sont les couleurs que nous associons souvent aux entreprises (voir: toute la palette de logos de Google) et en tant que personne visuellement plus affectée, je voulais rendre mon design plus chaleureux et personnel.
Le processus est simple mais efficace: Chaque fois que j'ouvre mon e-mail, je regarde d'abord les e-mails non lus qui me sont parvenus depuis la dernière fois que j'étais dans ma boîte de réception. Je prends cinq à dix minutes pour passer au crible le spam, puis j'évalue rapidement le reste de mon courrier: je décide du libellé auquel il appartient et à quelle vitesse je dois répondre.
Pour commencer, j'ai divisé mes libellés en quatre catégories, toutes déterminées par le temps: «Répondre dans l'heure», «Répondre par EOD», «Répondre par EOW» et «Répondre quand Possible." Toutes mes étiquettes de temps sont orange car elles sont assez proches de l'urgence du rouge, mais sans l'alarme instinctive que le rouge néon déclenche dans notre subconscient. Urgent, mais pas stressant.
J'ai trouvé qu'en me soulageant de la pression d'être constamment disponible, je pouvais en fait me concentrer davantage. Les experts ont étudié les effets positifs de définition des «heures de bureau» pour les e-mails et il a été prouvé qu’il améliore l’efficacité, ce que j’ai expérimenté de première main. Autant je plaisante sur le fait que les e-mails sont stressants, car si vous en envoyez un, vous en aurez soudainement trois de plus, c'est très intimidant et stressant lorsque vous essayez de garder un œil sur plusieurs conversations qui ont toutes des degrés divers urgence. En créant un système d'étiquetage basé sur le temps, je peux me concentrer sur ce qui doit être prioritaire et ce qui peut être examiné plus tard dans la journée ou la semaine.
J'ai commencé à ajouter plus d'étiquettes en fonction de la catégorie de l'e-mail. Ceci est fait pour que je sache d'un coup d'œil laquelle de mes tâches je pourrais le plus négliger à un moment donné. Voici les étiquettes de couleur que j'ai croisées en fonction de mes propres besoins:
Selon la théorie des couleurs, le jaune est la première couleur que vous remarquez. Étant donné que j'utilise principalement mon courrier électronique pour des choses liées au travail, je voulais un indicateur simple et immédiat pour toute correspondance liée au travail.
J'évite d'utiliser deux couleurs: rouge et violet, car elles ont tendance à augmenter les capteurs de stress dans la pupille. Certaines couleurs ont des associations plus agressives, soit juste par saturation, soit par association (grâce à la publicité), et les experts ont étudié les couleurs à éviter si vous essayez de vous déstresser. Comme la plupart des gens ne peindraient pas leur chambre en rouge vif, vous ne voudrez probablement pas regarder l'écran qui est parsemé d'étiquettes rouges.
Depuis que j'ai commencé à coder ma boîte de réception par couleur, j'ai remarqué un changement significatif, ne serait-ce que dans l'anticipation de l'ouverture de mon courrier électronique. Je peux voir visuellement ce qui a besoin de mon attention et quand, et le système me fournit un plan pour aborder ma liste de choses à faire.
J'utilise ce système depuis quelques mois maintenant et même si je me sens encore plus submergé par le monde à grande, je suis en mesure de réévaluer plus efficacement ce qui doit être priorisé et, en retour, d'être plus productif pendant la façon. Je me sens certainement moins obligé de tout faire en même temps et de savoir, d'un seul coup d'œil, ce qui nécessite mon attention. Et lorsque la pandémie se terminera, je prévois de m'en tenir à ce système simplement parce qu'il rend ma vie un peu moins stressante, un onglet à la fois.
