Pendant que vous êtes en train d'essayer de naviguer dans votre nouvelle boîte de réception Gmail repensée, permettez-nous de faire une suggestion pratique qui pourrait décupler l'efficacité de votre communication professionnelle. Oubliez d'essayer de suivre la douzaine d'étiquettes d'e-mails mixtes d'un boulanger. Vous pouvez efficacement ranger chaque message que vous recevez dans trois dossiers d'actions. Les voici.
Évidemment, «Corbeille» est une corbeille et «Spam» est du spam. Mais qu'en est-il des 8 000 autres messages que vous semblez recevoir chaque jour? Ils doivent aller quelque part, non?
"Plus tard"
Ce que vous y mettez: Les e-mails qui vous demandent d'effectuer une tâche que vous ne pouvez pas faire à ce moment-là. Les réponses rapides aux messages de 2 minutes ou moins doivent être effectuées dès que possible, mais les e-mails contenant des réponses longues ou les messages vous demandant de terminer une action peuvent traîner dans ce dossier jusqu'à ce que vous puissiez suivre plus tard.
"Tenir"
Ce que vous y mettez: Messages et discussions avec une fenêtre d'utilité étroite. Les discussions de collègues sur des projets en cours peuvent être lancées ici, tout comme les e-mails avec des numéros de confirmation ou des codes de suivi.
Ce que vous en faites: Vous cachez des discussions ici parce que vous aurez besoin d'y accéder facilement pendant au moins un certain temps. Vous pouvez donc vous y rendre pour trouver les informations dont vous avez besoin. Mais vous devez nettoyer cela régulièrement - peut-être une fois par semaine environ? - pour garder tout frais et épuré. Les messages se déplacent du dossier «Hold» vers «Corbeille» ou cette option suivante…
"Archiver"
Ce que vous y mettez: Il s'agit de votre bibliothèque de messagerie à long terme. Si un e-mail contient quelque chose que vous savoir vous en aurez besoin plus tard - comme vos informations de connexion au forum Web ou les fichiers finaux d'un projet achevé depuis longtemps - empilez-les ici pour référence ultérieure.
Ce que vous en faites: Laissez-le tranquille… jusqu'à ce que vous ayez besoin de quelque chose. Ensuite, utilisez la fonction de recherche de votre client de messagerie pour extraire des messages de votre bibliothèque d'archives et obtenir immédiatement les informations dont vous avez besoin.