Il y a toujours cet ami. Vous savez, celle avec 76 messages vocaux non entendus, 150 textes non lus et — gulp — 15 964 e-mails non lus dans sa boîte de réception. (Ou peut-être que cet «ami» est vous.) Quoi qu'il en soit, garder votre boîte de réception épurée ou même atteindre Inbox Zero peut sembler un exploit impossible de #adulting. Mais la maison de nettoyage numérique ne doit pas être votre tâche la moins préférée.
Étant donné que tout le monde applique la méthode KonMari à leur domicile, nous avons fait appel à quelques experts en productivité pour vous donner des conseils sur la façon de mettre l'art magique du rangement dans votre boîte de réception.
Pour les e-mails importants tels que les itinéraires de voyage, les coupons et les informations du propriétaire que vous souhaitez stocker ultérieurement, connectez votre compte à une application de notes comme Evernote. "Avec le envoyer un e-mail dans la fonction Evernote, vous pourrez envoyer ces e-mails directement dans des blocs-notes tels que «Voyages à venir», «Affectations» et «Offres» », explique Forrest Bryant, directeur de la rédaction chez Evernote.
Vous détestez perdre du temps à classer les e-mails entrants? Solution facile, explique Bryant: «Configurez étiquettes intelligentes dans Gmail ou règles dans Outlook pour trier automatiquement les e-mails que vous recevez en fonction de l'expéditeur ou des mots clés afin de ne pas perdre de temps à classer e-mails entrants dans les dossiers appropriés ou fouillant pour ce seul message de votre patron d'un mois depuis."
Si le spam gonfle votre boîte de réception, prenez l'habitude de vous désinscrire régulièrement via une application comme Dérouler.me. Vous pouvez également vous désabonner manuellement en recherchant le mot clé "se désinscrire" dans le champ de recherche de votre e-mail. "Lorsque j'ai cinq ou 10 minutes avant ma prochaine réunion ou que je suis en attente au téléphone, j'essaie de me désinscrire de environ cinq courriels à la fois, ce qui permet de gérer la tâche », explique Shay Paulson, propriétaire et stratège média à Merit Media.
Bien qu'un e-mail rapide pour planifier une réunion semble pratique, ce sont exactement les types de fils qui obstruent nos boîtes de réception. Gagnez du temps et évitez l'encombrement de la boîte de réception en utilisant un système de calendrier en ligne comme Planification d'Accuity ou Calendly au lieu. "De cette façon, vous pouvez le synchroniser avec votre Gmail ou votre calendrier de travail, et demander aux gens de planifier un moment pour se rencontrer ou discuter quand cela convient à tout le monde", explique un coach commercial Lindsey Anvik.
À quel point est-il ennuyeux de rechercher manuellement cet e-mail avec les informations dont vous avez besoin pour faire quelque chose au travail? Anvik recommande de réduire les chaînes de messagerie inutiles avec des systèmes de gestion de projet comme Asana ou Camp de base. «Les deux ont une application et des notifications, vous permettant de suivre facilement les projets et les clients dans un seul espace sans le mal de tête de trier et de rechercher dans votre boîte de réception», dit-elle.
Si vous utilisez actuellement le courrier électronique pour collaborer avec des groupes ou des équipes de personnes, Anvik indique qu'une application de chat externe telle que Skype ou Mou peut vous permettre de communiquer facilement des questions et d'obtenir des réponses immédiates au lieu d'avoir à attendre une réponse par e-mail.
Natalie Wise, auteur de «Le manuel d'autodiscipline", A une astuce géniale pour tirer le plus de kilométrage possible de votre signature. «Au lieu de simplement mettre votre nom et votre titre, ajoutez des heures de vérification active des e-mails, des informations communes que vous envoyez dans vos e-mails et la meilleure façon de vous contacter», dit-elle. "Essayez," Je préfère parler par SMS. N'hésitez pas à m'envoyer un SMS à mon numéro pour une réponse plus rapide. »»
Une autre façon de garder une boîte de réception propre? Compartimentez en configurant quatre comptes de messagerie distincts qui répondent à des objectifs spécifiques. Organisateur professionnel et consultant en productivité Josephine Page suggère un pour les questions personnelles, un pour le travail, un pour les e-mails marketing et un pour les médias sociaux. «Chaque adresse e-mail peut être un dérivé de la première, comme« douglasP »pour les particuliers ou« douglasB »pour les entreprises», dit-elle. "Il est moins accablant d'examiner et d'exécuter un plan d'action pour chaque e-mail si vous configurez des adresses e-mail distinctes."
Même si vous empêchez les e-mails inutiles de salir votre boîte de réception, vous n'êtes pas sorti du bois pour l'entretien. Justin Lavelle, directeur des communications pour BeenVerified, dit qu'il fixe une date régulière pour gérer ses e-mails. «Choisissez une heure chaque semaine pour maintenir votre boîte de réception. Pendant ce temps, bloquez votre calendrier et désactivez votre téléphone. Protégez le temps comme vous le feriez pour toute autre réunion importante et organisez-vous », dit-il. "Balayez les éléments non pertinents, archivez l'intégralité et hiérarchisez la liste des tâches."