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Le papier est le fléau de mon existence - et probablement le vôtre aussi. Lors de la préparation de la saison des impôts, j'ai récemment numérisé une boîte d'anciens reçus, mais j'ai aussi fini par effacer un dossier armoire pleine de déclarations, de garanties et d'autres documents qui ont été oubliés pendant des années, mais qui semblaient pourrait être important. En ce qui concerne l'encombrement du papier, que devez-vous conserver et que pouvez-vous jeter en toute sécurité?
Documents importants à conserver:
En général, vous souhaitez conserver copies physiques de documents relatifs aux affaires étatiques ou fédérales. Ces documents nécessitent généralement une visite dans une agence gouvernementale (ou un processus fastidieux par téléphone ou par courrier) pour les remplacer, c'est donc toujours une bonne idée d'avoir un accès facile si vous en avez besoin immédiatement. Ces enregistrements comprennent:
Documents à déchiqueter ou à lancer:
Les relevés mensuels que vous recevez des banques et des cartes de crédit, y compris d'autres documents financiers tels que les reçus de GAB, les bordereaux de dépôt et de retrait bancaires et les chèques annulés, déchiqueté dès que vous les rapprochez (ou les numérisez à des fins fiscales). Vous pouvez également déchiqueter les factures de services publics et les factures personnelles (téléphone portable, etc.) dès qu'elles sont payées. Déchiquetez tous les documents qui contiennent votre numéro de sécurité sociale, vos numéros de compte bancaire ou d'autres informations d'identification personnelle.
Documents pouvant aller directement à la poubelle inclure les manuels des produits (presque tous les manuels d'un grand fabricant peuvent être trouvés en ligne), les codes UPC (normalement requis pour encaisser les remises ou s'inscrire de nouvelles garanties, mais qui ne sont plus nécessaires par la suite), des reçus divers qui n'ont pas de but fiscal et des notes personnelles qui devraient (enfin!) être numérisé.
Conseils rapides pour décider quand conserver ou mélanger:
Pensez à la difficulté ou à la durée de l'obtention ou du remplacement du document. Si le processus prend beaucoup de temps ou d'efforts, alors s'accrocher à ce document est un choix plus sage.
De nombreuses déclarations de nos jours peuvent être récupérées en ligne pendant au moins plusieurs mois en arrière, vous n'avez donc pas besoin de garder des choses comme les factures de services publics (pour prouver la résidence, par exemple) s'il est plus facile de les télécharger lorsque vous en avez besoin. Si vous n'êtes pas inscrit aux relevés électroniques de tous vos créanciers et fournisseurs, faites-le maintenant pour simplifier votre tenue de registres.
Je garde également des copies numériques de presque tous les documents dont j'ai une copie physique (comme mon passeport et mes polices d'assurance), au cas où j'aurais besoin d'y accéder lorsque je suis loin de chez moi. Les copies numériques doivent être sauvegardées sur un service cloud sécurisé, tandis que les copies physiques doivent être stockées dans un coffre-fort ignifuge ou un emplacement hors site sécurisé.
