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Depuis que j'ai commencé à numériser des documents sur mon iPhone, j'ai vraiment apprécié la vie sans papier. Les factures, les talons de paie, les chèques annulés, les reçus, les baux, les documents pour animaux de compagnie, vous l'appelez - tout est numérisé avec mon téléphone, enregistré, et je déchire instantanément les papiers et les jette à la poubelle.
Essayez cette méthode d'organisation des documents - elle fera des merveilles pour vos tiroirs, mettra les fichiers à portée de main et facilitera l'organisation future. Et, comme vous utilisez un appareil que vous avez toujours sur vous, c'est super simple.
1. Créez un compte Dropbox
Si vous ne l’avez pas déjà, téléchargez Dropbox maintenant. C'est le meilleur moyen de stocker tous vos fichiers importants sur le cloud, et c'est totalement gratuit. Dans votre dossier Dropbox, créez un dossier pour les documents importants. Pendant que vous y êtes, créez des sous-dossiers pour tous les documents importants dont vous faites régulièrement le suivi (factures, reçus, travail), mais il est judicieux de les organiser.
2. Télécharger TurboScan
TurboScan est une application incroyablement utile qui vous permet de numériser et d'enregistrer des images, et ce n'est que 1,99 $. Il utilise l'appareil photo de votre iPhone pour prendre des photos de vos fichiers et ajuste automatiquement l'éclairage et le contraste de l'image pour obtenir le texte le plus clair possible. Il vous permet également d'enregistrer des fichiers au format PDF, de les envoyer par e-mail à vous-même ou de les enregistrer sur Dropbox. TurboScan vous permettra d'ouvrir vos fichiers enregistrés dans n'importe quelle application prenant en charge les fichiers PDF, y compris des applications comme Dropbox et Evernote. Si vous ouvrez une image dans Dropbox, cela vous permettra d'enregistrer le document dans le dossier que vous avez créé à l'étape 1.
3. Scannez loin!
La partie la plus importante de ce système consiste à analyser tout ce que vous avez et à analyser immédiatement tout ce que vous obtenez. Il est un peu irréaliste de numériser tous les documents que vous avez accumulés au fil des ans, mais numérisez les plus importants et continuez de numériser tous les nouveaux documents que vous recevez. Étant donné que vous enregistrez tout dans Dropbox, vous pourrez rechercher et accéder à tous vos documents à partir de n'importe quel appareil, à tout moment. A la recherche d'un nouvel appartement? Vous aurez tous vos talons de paie directement sur votre téléphone et prêts à transmettre à un éventuel propriétaire. Documents bancaires aussi. Et, mieux encore, vous n'aurez pas de piles de papier qui traînent!